Sprzedaż mieszkania – dokumenty do notariusza

Zdecydowałeś się na sprzedaż mieszkania. I co dalej? Sprzedaż mieszkania to naprawdę poważna decyzja i wymaga dobrego przygotowania oraz organizacji. A oprócz tego…cierpliwości.

Zanim zrobisz zdjęcia i przygotujesz ogłoszenie sprawdź jakich dokumentów będziesz potrzebował do przeniesienia własności. Czyli inaczej jakie dokumenty będą wymagane przez notariusza do przygotowania aktu notarialnego i sprzedaży mieszkania.

Sprzedaż mieszkania (nieruchomości) i wymogi prawne związane ze sprzedażą, są opisane w ustawie. Nie można sprzedać nieruchomości podpisując zwykłą umowę. Musi to być umowa notarialna (co to jest umowa notarialna  – dodatkowe informacje znajdziesz tu – kliknij). Dlaczego sprzedaż mieszkania musi być u notariusza? Pamiętasz Kargula i Pawlaka? Właśnie po to – aby uniknąć nieporozumień, pomyłek, niedomówień itp. Po to, aby ochronić i zabezpieczyć interesy zarówno kupującego jak i sprzedającego.

Aby notariusz przygotował umowę sprzedaży mieszkania będzie wymagał różnych dokumentów. Lista dokumentów różni się, w zależności od tego, czy:

• sprzedajesz mieszkanie własnościowe
• spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.

Oraz od tego w jaki sposób nabyłeś nieruchomość (kupiłeś od developera, od osoby prywatnej, od spółdzielni, otrzymałeś w drodze darowizny czy może w spadku). Ważne jest również to, czy mieszkanie jest obciążone kredytem, czy w mieszkaniu jest lokator lub na przekład czy w księdze wieczystej jest wpisane tzw dożywocie. I przede wszystkim – czy opis mieszkania w Księdze Wieczystej jest zgodny ze stanem faktycznym. Od tego właśnie jest notariusz – aby sprawdzić poprawność wszystkich dokumentów. Notariusz przygotowuje akt notarialny na podstawie dokumentów przedstawionych przez sprzedającego, czyli jeżeli Ty sprzedajesz mieszkanie, musisz dostarczyć notariuszowi dokumenty wymagane do sprzedaży mieszkania. Jeżeli korzystasz z pomocy agenta nieruchomości, możesz poprosić go, aby pomógł Ci przy zebraniu niektórych zaświadczeń. 

Dokumenty potrzebne do sprzedaży mieszkania własnościowego

Zacznijmy od dokumentów podstawowych:

Księga Wieczysta

Księgi Wieczyste są dostępne w wersji elektronicznej. Są publiczne, co oznacza, że każdy na podstawie numeru może obejrzeć odpis z KW. Nie musisz chodzić do sądu po wypis z Księgi Wieczystej. Dzięki temu, że wszystkie Księgi Wieczyste są dostępne przez Internet, notariusz sam może pobrać odpis. Zachęcam Cię do sprawdzenia swojej KW. Możesz to zrobić na stronie  https://ekw.ms.gov.pl/. Sprawdź czy KW zgadza się ze stanem faktycznym. Jeżeli z jakiegoś powodu KW nie jest uaktualniona, upewnij się, że masz dokumenty wyjaśniające z czego wynikają różnice. Sprawdź nie tylko metraż. Przejdź do zakładki opisującej dział 3 i 4 i sprawdź czy przypadkiem w KW nie ma nieaktualnych już obciążeń.  Jeżeli w księdze wieczystej Twojego mieszkania są nieaktualne wpisy o dożywociu, obciążenia na rzecz banku czy urzędu miasta (które zostały już spłacone) – najlepiej złożyć wniosek do Sądu Wieczystoksięgowego o ich wykreślenie. Kupujący sprawdzają stan KW przed zakupem. Hipoteka czy dożywocie może odstraszyć potencjalnych nabywców. 

Akt własności

Jeżeli posiadasz mieszkanie własnościowe, kupione od developera bądź od osoby prywatnej, zapewne masz akt notarialny zakupu, który jest potwierdzeniem, że to Ty jesteś właścicielem.

W przypadku mieszkań otrzymanych w spadku lub w drodze darowizny potrzebny będzie akt nabycia spadku lub dokument stwierdzający nabycie darowizny. Więcej informacji na temat dokumentów potwierdzających prawo własności znajdziesz tu (kliknij). Jeżeli masz pytania lub wątpliwości – napisz do nas lub zadzwoń. Za darmo, bez opłat odpowiem na Twoje pytania i postaram się znaleźć dla Ciebie najlepsze rozwiązanie.

Zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami

Jeżeli sprzedajesz mieszkanie własnościowe, takie zaświadczenie wydaje administracja. Zaświadczenie o niezaleganiu jest zazwyczaj wydawane przez administrację w ciągu 2-3 dni roboczych. Do sprzedaży mieszkania potrzebny będzie aktualny dokument, czyli wydany tuż przed sprzedażą mieszkania.

Zaświadczenie z Urzędu Gminy / Miasta o tym, że w mieszkaniu nikt nie jest zameldowany

Tak jak w przypadku zaświadczenia o niezaleganiu, na dokument potwierdzający brak osób zameldowanych w mieszkaniu, czeka się kilka dni. Niektóre urzędy wydają zaświadczenia „od ręki”. Ale nie wszystkie. Dlatego lepiej upewnić się bezpośrednio w Urzędzie Miasta/ Urzędzie Gminy, ile będziesz czekał za zaświadczenie o braku osób zameldowanych. Jeżeli Ty lub ktoś z Twojej rodziny jest zameldowany w mieszkaniu – konieczne będzie wymeldowanie. 

Odrębną kwestią jest to, czy w mieszkanie jest zamieszkałe. Może zdarzyć się bowiem sytuacja, że formalnie nikt nie jest zameldowany w mieszkaniu, ale ktoś w min mieszka. W przypadku, kiedy Ty sprzedajesz mieszkanie – bez osób zameldowanych i bez osób zamieszkałych, notariusz wpisuje w treść aktu notarialnego Twoje oświadczenie. Na akcie notarialnym oprócz tego, że przedstawiasz zaświadczenie o braku osób zameldowanych, właściciel lub właściciele oświadczają, że w mieszkaniu nikt nie mieszka.

To bardzo ważny element szczególnie dla kupujących. „Pozbycie się” lokatora z mieszkania trwa czasami kilka lat i kosztuje mnóstwo pieniędzy. Nie mówiąc już o straconych nerwach i zdrowiu.

Dokumenty potrzebne do sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu

Księga Wieczysta

Niektóre tzw mieszkania spółdzielcze nie mają założonej Księgi Wieczystej. Wykupując mieszkanie od spółdzielni (a dokładniej – przekształcając spółdzielcze prawo do lokalu w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu), nie było konieczności zakładania księgi wieczystej. Dlatego jeżeli sprzedajesz mieszkanie, które nie ma księgi wieczystej – nie martw się. To dość powszechna sytuacja w przypadku mieszkań spółdzielczych.  Jeżeli jednak Twoje mieszkanie posiada księgę wieczystą, notariusz na pewno sprawdzi jej treść. Tak, jak w przypadku mieszkania własnościowego – treść KW można sprawdzić online https://ekw.ms.gov.pl/ .

Akt własności

Dla mieszkań „wykupionych od spółdzielni” po 30 lipca 2007 umowa „wykupu” wymaga formy aktu notarialnego. Jeżeli nabyłeś mieszkanie wcześniej – to znaczy przed 30 lipca 2007 umowa potwierdzająca nabycie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mogła być sporządzana w formie umowy pisemnej, ale niekoniecznie w formie aktu notarialnego. Jeżeli posiadasz umowę pisemną (nie akt notarialny), jest to dokument, który będzie potrzebny notariuszowi. 

Do sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu potrzebny jest dodatkowo dokument wydawany przez spółdzielnię,  potwierdzający przysługujące prawo do lokalu. Sam akt własności (umowa potwierdzająca „wykupienie mieszkania”) nie wystarczy. Notariusz będzie wymagał potwierdzenie ze spółdzielni.

Zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami

Zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami wydaje spółdzielnia mieszkaniowa, do której należy Twoje mieszkanie. Wydanie zaświadczenia jest czasami możliwe od ręki. Ale niektóre spółdzielnie potrzebują kilku dni na przygotowanie takiego potwierdzenia. 

Zaświadczenie z Urzędu Gminy / Miasta o tym, że w mieszkaniu nikt nie jest zameldowany

Procedura wydawania zaświadczenia o braku osób zameldowanych jest taka sama, jak w przypadku mieszkań własnościowych. Sprawdź szczegóły opisane dla mieszkań własnościowych.

Sprzedaż mieszkania z kredytem – dokumenty dodatkowe

Oprócz podstawowych dokumentów wymienionych powyżej, notariusz może wymagać dodatkowych dokumentów. Na przekład w sytuacji, kiedy mieszkanie zostało zakupione na kredyt i kredyt nie został jeszcze w pełni spłacony. W Księdze Wieczystej widnieje obciążenie, które nie może zostać wykreślone tylko dlatego, że mieszkanie zmienia właściciela. Aby hipoteka została zwolniona, potrzebna jest zgoda banku oraz oczywiście spłata kredytu (lub przeniesienie hipoteki na inną nieruchomość, ale tylko za zgodą banku). 

Sprzedaż mieszkania otrzymanego w spadku lub w drodze darowizny

Jeżeli otrzymałeś mieszkanie w drodze darowizny lub w spadku, do sprzedaży konieczne będzie zaświadczenie wydane przez Urząd Skarbowy o tym, że podatek od spadków i darowizn został zapłacony lub że podatek się nie należy. Jeżeli nie posiadasz takiego dokumentu, możesz o niego wystąpić w każdej chwili. Zaświadczenie o uregulowaniu podatku (lub o tym, że podatek się nie należy) nie traci swojej ważności. Jest ono wydawane do konkretnej sprawy – darowizny lub spadku. 

Sprzedaż mieszkania należącego do firmy

Właściciel prowadzi działalność gospodarczą / mieszkanie jest sprzedawane przez firmę? W takim przypadku kupujący może poprosić o zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami i składkami ZUS. Jest to powszechną praktyką, aczkolwiek niektórzy notariusze nie wymagają tych zaświadczeń. Pamiętaj, że zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami czy składkami ZUS po miesiącu tracą swoją ważność. Jeżeli posiadasz takie zaświadczenia wydane kilka miesięcy temu – będzie potrzebował aktualnych. 

Czy warto wcześniej gromadzić dokumenty potrzebne do sprzedaży mieszkania?

Na pewno warto sprawdzić numer księgi wieczystej i znaleźć dokument potwierdzający prawo własności (więcej o dokumentach potwierdzających prawo własności znajdziesz tu – kliknij). Zebranie niektórych dokumentów może też potrwać kilka a nawet kilkanaście dni. Dlatego warto sprawdzić w urzędach czy administracji / spółdzielni, ile czasu potrzebują na przygotowanie dla Ciebie wszystkich zaświadczeń. Pamiętaj jednak, że niektóre dokumenty (np. zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami, potwierdzenie o braku osób zameldowanych itp.) mają swoją ”datę ważności”. Przyjmuje się, że tego typu dokumenty są ważne przez 30 dni. Dlatego nie warto ubiegać się o nie zanim znajdzie się kupiec na mieszkanie.  

Chcesz otrzymać pełną listę dokumentów potrzebnych do sprzedaży mieszkania lub spółdzielczego-własnościowego prawa do lokalu? Wypełnij formularz kontaktowy (kliknij tu). Zostaw swój adres email, a w polu miasto wpisz “lista dokumentów” – prześlemy Ci listę dokumentów wraz z wyjaśnieniami. Oczywiście za darmo.

Jeżeli masz pytania lub chcesz porozmawiać – skontaktuj się ze mną.  Oferuję bezpłatne konsultacje (osobiste – na terenie Krakowa i w okolicy). Kliknij tu aby przejść do formularza kontaktowego. Zostaw numer telefonu lub adres email. Oddzwonię, odpiszę, pomogę, poradzę. 

Edit 04/2023

Świadectwo Energetyczne

Od kwietnia 2023 do sprzedaży mieszkania lub domu potrzebny jest jeszcze jeden dokument – świadectwo charakterystyki energtycznej, zwane potocznie świadectwem energetycznym lub certyfikatem energetycznym. 

Podpisując umowę sprzedaży notariusz poprosi sprzedającego o ten dokument, a dokładniej o przekazanie tego dokumentu kupującemu. Większość notariuszy do aktu notarialnego wpisuje numer świadectwa nadany przez ministerstwo. 

Jeżeli nie masz jeszcze świadectwa dla mieszkania, wejdź na e-certyfikator.pl, wypełnij prosty formularz podając podwawowe informacje o mieszkaniu. Certyfikat otrzymasz od nas maile lub w formie papierowej. Forma elektorniczna (pdf wysłany mailem) jest tak samo ważna jak dokument papierowy. Każde wystawiane przez nas świadectwo jest przygotowane przez osobę posiadającą uprawnienia nadane przez ministerstwo. Świadectwo jest przesłane do bazy świadectw prowadzonych również przez ministerstwo i posiada swój indywidualny numer. 

Wejdź na stronę e-certyfikator.pl i sprawdź – bez wychodznia z domu. 

 

pozdrawiam,

Jacek Pasela